静岡発!セールスフォースで顧客管理・営業支援を加速するブログ

2017.08.20

【Salesforce】ToDoと行動について

どの顧客管理ツールを使っていても、取引先に対する活動履歴を残す機能がだいたいあるのではと思います。

そのお客様と、いつだれがどんな話をしたか、どんなやりとりをしたか、など残しておくことはとても重要です。

担当者が変わったときや接触してから時間が経過した時など、どんな経緯があったか伝えたり思い出したりできるのでぜひ残して行って欲しいと思います。

セールスフォースでは、活動予定・履歴としてToDo行動の2種類があり使い分けて残すことができるので活用してもらえたらと思います。

ToDoとは

ToDoは、「いつまでに実施する」のように納期がある活動を登録するのに使います。

例えば、

  • ○○の見積書を作る。
  • △△の申請をする。
  • □□の手配をする。

などです。

期日がきても実際に終わったかどうか分からないため、作業が完了したら明示的にステータスを完了にする必要があります。

また、電話がかかってきたなど、記録として残す場合もありますので、直接履歴として残すこともできます。

作業の備忘録に活用してはどうかと思います。
(登録方法は下記から保存できます。)

◎新規ToDo
予定はここから登録します。

◎活動の記録
履歴を残す場合はここから登録します。

もし、作業が完了した場合は、「状況」項目を完了にすることで活動予定から活動履歴に移動することができます。
「活動予定」を立てて、このタスクをこなし、「活動を完了する」。この作業を繰り返すことで、お客様への対応を忘れない対応癖をつけていくことができます。「完了していないToDoの一覧」なんてレポートを作り、抜け漏れをチェックするとより効果が倍増します。
弊社もToDo(タスク)をきちんとこなすことを徹底したことで、業績があがりました。

行動とは

行動は、グループウエアなどではよくあるスケジューラに属します。

一般のスケジューラと異なるのは、取引先(など)と直接紐づけができるという点です。

単純なスケジューラだと、だいたいカレンダー上で今日の予定などを確認できますが、入れた行動を取引先毎に過去どうだったのかリストアップするなどは難しいのではと思います。

セールスフォースは、カレンダー上で予定を確認できるのはもちろんのこと、取引先毎に過去の履歴を簡単に見ることができます。
(セールスフォースは標準でカレンダーがあり、そちらと連動しています。)

基本的にはスケジューラなので、開始と終了の日時で登録する感じで登録します。

終了時刻を過ぎると、自動的に履歴に遷移するため特に手動でステータスを変更する必要がありません。

セールスフォースでは、ToDo、行動のどちらもいろんな情報と紐づけができます。

よくあるのは取引先、商談、問合せなどになりますが、お客様との履歴を残しておいて、いざという時に役立てれば良いのではと思います。
弊社もそうですが、セールフォースを利用のお客様の多くは、日報をこれらを入力することに置き換えていて、業務の効率化、生産性を向上しています。
営業の仕事に従事されてる方なら、外出先からスマートフォンで、音声入力して報告完了します。わざわざ会社に帰ってきて、入力するなんてこともなく時間も手間も省けます。

是非ご活用いただけたらと思います。

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